Naarmate het volume van e-mails blijft groeien binnen ondernemingen, is de behoefte om deze informatie systematisch te archiveren steeds belangrijker geworden. Archivering biedt gebruikers een betere e-mailervaring doordat de prestaties kunnen verbeteren door het vrijmaken van ruimte in het postvak van een gebruiker. Door middel van archivering kunnen organisaties eveneens de naleving en elektronische inzage van stukken beter aanpakken door ervoor dat zorgen dat e-mailberichten gemakkelijk kunnen worden beheerd en doorzocht. Voor het aanpakken van deze behoeften, beschikt Exchange Server 2010 nu over nieuwe archiveringsfuncties die samen met andere verbeterde functies voor postbusbeheer, inclusief geavanceerde zoekopdrachten in meerdere postvakken, wettelijke bevriezingen en fijnmaziger handhavingsbeleid, een allesomvattende oplossing bieden. Deze ingebouwde functionaliteit is gemakkelijk te gebruiken en in te zetten, maakt organisaties minder afhankelijk van afzonderlijke archiveringsoplossingen en vereenvoudigt wettelijke en nalevingsprocessen.
Functieomschrijvingen
Persoonlijk archief: Een extra postvak dat is gekoppeld aan het hoofdpostvak van de gebruiker. Dit wordt naast de mappen van het hoofdpostvak in Outlook weergegeven. De gebruiker heeft rechtstreeks toegang tot e-mail vanuit het archief, op dezelfde wijze als vanuit het hoofdpostvak. Gebruikers kunnen PST-bestanden slepen en neerzetten in het Persoonlijk archief voor eenvoudige onlinetoegang en een efficiënte inzage van stukken door de organisatie. Gebruikers kunnen e-mailitems ook automatisch van het hoofdpostvak naar het Persoonlijk archief verplaatsen met behulp van handhavingbeleid, om zo de omvang van het hoofdpostvak terug te dringen en de prestaties ervan te verbeteren. Daarnaast kunnen gebruikers met behulp van Outlook ook gelijktijdig zoeken in zowel hun Persoonlijk archief als hun hoofdpostvak.
Handhavingbeleid: Hiermee worden handhavingsinstellingen toegepast op specifieke items of mappen in een postvak. Beleidsregels worden geconfigureerd door de systeembeheerder van Exchange en aangeduid in elke e-mail met een header, waarin het toegepaste beleid en de verwijderingsdatum worden vermeld. Aan de hand van deze headers kunnen eindgebruikers gemakkelijk zien wanneer een e-mail verloopt en een nieuw verloopbeleid toepassen indien het bericht nog langer moet worden bewaard. Beheerders kunnen ook een standaardbeleid instellen, waarmee berichten automatisch van het hoofdpostvak naar het archief kunnen worden verplaatst.
Zoeken in meerdere postvakken: Het in meerdere postvakken zoeken naar postvakitems, inclusief e-mails, bijlagen, agenda-items, taken en contactpersonen, alsmede IRM-beveiligde bestanden. Het zoeken in meerdere postvakken werkt tegelijk voor zowel hoofdpostvakken als Persoonlijke archieven met behulp van een eenvoudig configuratiescherm. Op deze wijze kunnen geautoriseerde medewerkers van personeelszaken en de afdeling voor juridisch beleid en naleving zoekopdrachten uitvoeren zonder afhankelijk te zijn van IT. Voor juridische inzage van stukken kunnen e-mails die met behulp van een zoekopdracht zijn gevonden, voor verder onderzoek naar een speciaal postvak of een externe opslag worden gekopieerd en verplaatst, zoals dit is gedefinieerd door de beheerder. Geavanceerde filteringsmogelijkheden zijn onder meer: afzender, ontvanger, verloopbeleid, berichtgrootte, verzend-/ontvangstdatum, cc/bcc, en algemene uitdrukkingen.
Wettelijke bevriezingen: Het onmiddellijk bewaren van verwijderde en bewerkte postvakitems van een gebruiker (e-mails, afspraken, taken, enz.) uit zowel hun hoofdpostvak als Persoonlijk archief. Juridische bevriezing kan worden ingesteld voor afzonderlijke postvakken of voor een volledige onderneming, en omvat de mogelijkheid om gebruikers automatisch te waarschuwen wanneer hun postvak is bevroren.
