De communicatietechnologie verandert snel. Een snel groeiend aantal bedrijven heeft moeite om hun mobiele medewerkers de meest effectieve manier te verschaffen voor het beheren van voicemail. IT-beheerders worden in toenemende mate gevraagd op een veilige en vertrouwde manier toegang tot één universele inbox (Unified Messaging) te bieden om zo de productiviteit te verhogen en de beheerkosten te verlagen.
Als antwoord op deze vraag en om kosten te besparen, biedt Exchange Server 2010 ongekende flexibiliteit met Unified Messaging. Vergeleken met traditionele voicemailsystemen, kunt u met Exchange Server 2010 de dagelijkse productiviteit verbeteren door e-mail en voicemail samen te voegen in één postvak. Unified Messaging biedt gebruikers tevens unieke en krachtige manieren van toegang via een telefoon, computer of mobiel apparaat.
Functionele omschrijvingen
Voicemailvoorbeeld: In Exchange Server 2010 kunt u handig door voicemailberichten navigeren. U kunt met behulp van de spraak-naar-tekst-vertaalfunctie in Exchange Server 2010 de inhoud van de audio-opname op dezelfde manier lezen als een e-mailbericht. Daarnaast kan, als de voicemail in Microsoft Office Outlook 2010 wordt geopend, met behulp van de tekst in het voicemailvoorbeeld gemakkelijker worden gereageerd. Herkende namen, contactpersonen en telefoonnummers worden aangeduid met pictogrammen die u kunt selecteren om contactpersonen toe te voegen, om te bellen met Office Communicator of om e-mail te versturen. Om de navigatie in audioberichten te vergemakkelijken, kunt u een woord selecteren in de tekst, waarna de voicemail wordt afgespeeld vanaf het geselecteerde woord.
Beveiligde voicemail: In Exchange Server 2010 wordt het probleem van het onbevoegd verspreiden van berichten opgelost door de inhoud van berichten te beveiligen, waarbij wordt bepaald welke gebruikers de inhoud mogen bekijken en welke handelingen ermee mogen worden verricht. Met behulp van AD RMS (Active Directory Rights Management Services) worden Niet doorsturen-machtigingen toegekend aan voicemails door de afzender (door het bericht te markeren als persoonlijk) of door beheerbeleid. Hiermee wordt voorkomen dat beveiligde voicemails in afspeelbare vorm worden doorgestuurd naar onbevoegde personen, ongeacht de e-mailclient.
Indicator voor wachtend bericht: In Unified Messaging worden gebruikers erop geattendeerd dat er nieuwe of ongelezen berichten zijn door het lampje te laten branden en een telling te laten zien op de ondersteunde bureautelefoon. Daarnaast kunnen gebruikers instellen dat er een SMS-bericht wordt verstuurd waarin het begin van de voicemail is opgenomen.
Automatische Attendant: Gebruikers zoeken vaak een persoon binnen het bedrijf, maar beschikken soms niet over de het juiste toestel- of telefoonnummer. Met behulp van de Unified Messaging Automatische Attendant van Exchange kunnen gebruikers de persoon vinden die ze willen bereiken met behulp van de telefoontoetsen of spraakinvoer om door de menustructuur te navigeren, een gebruiker te bellen of een gebruiker te zoeken en deze vervolgens te bellen. Met een automatische attendant kunt u het volgende doen:
-
Een aanpasbare set menu's voor bellers maken
-
Informatieve begroetingen, zakelijke begroetingen, begroetingen buiten kantooruren en vakantieplanningen instellen
-
Omschrijven hoe u het telefoonboek van uw bedrijf kunt doorzoeken en hoe u het toestel van een gebruiker kunt bellen
-
Toestaan dat externe gebruikers de receptioniste mogen bellen
Regels voor gesprekken beantwoorden: Met Unified Messaging kunnen gebruikers hun eigen gespreksstroom beheren. Voor een verkoper kan dit betekenen dat een belangrijk gesprek naar zijn mobiele telefoon wordt geleid in plaats van naar een voicemailbericht. Regels voor gesprekken beantwoorden bieden gebruikers de mogelijkheid van aangepaste begroetingen, "Vind mij"-functionaliteit en opties voor het doorschakelen van gesprekken, naast de mogelijkheid van het achterlaten van een voicemailbericht. Deze regels kunnen worden voorafgegaan door voorwaarden (zoals nummerweergave, tijdstip van de dag en vrij/bezet-status in Exchange), waardoor eindgebruikers nog meer controle hebben over hoe bereikbaar ze zijn via de telefoon.
Outlook Voice Access: Gebruikers hebben nu toegang tot hun postvak via Outlook Voice Access met behulp van telefoontoetsen of gesproken opdrachten. Hiermee hebben gebruikers overal toegang tot hun postvak als zij zich niet achter hun computer bevinden of over internettoegang beschikken Gebruikers hoeven zich niet meer zorgen te maken over verlate afspraken of geen internetverbinding op reis; ze kunnen rechtstreeks naar hun postvak bellen om hun agenda, contactpersonen en e-mail te beheren.
Verbeterde nummerweergave: Gebruikers kunnen context en informatie opvragen over hun bellers dankzij de verbeterde nummerweergave. Vaak zijn bellers niet toegevoegd aan de lijst van contactpersonen van een gebruiker of het adresboek van een bedrijf. In deze gevallen kan met Windows Live Search worden geprobeerd om uit te vinden wie de beller is. Als een overeenkomst is gevonden, wordt het resultaat op de oproepregel van het bericht geplaatst om de gebruiker te informeren waar het gesprek vandaan komt.
Taalondersteuning: Gebruikers kunnen hun e-mail en voicemail beluisteren en bedienen in hun eigen taal of dialect. Exchange Server 2010 biedt ondersteuning voor maar liefst 16 verschillende talen, inclusief Nederlands, drie versies van Engels, Mandarijn, Kantonees, Europese en Noord-Amerikaanse versies van Spaans en Frans en een aantal andere Europese talen.
