Thuiswerken, hoe doe je dat?

Het zal veel werknemers niet vreemd in de oren klinken: wakker worden en zien dat er ineens vijftig gemiste berichtjes zijn in de werk-appgroep. Er is een collega die het coronavirus heeft, en mensen overleggen of en hoe ze thuis moeten werken. Wat zijn de do’s en don’ts als je een dag (of langer) niet op kantoor zit?

Als werknemer kun je zorgen dat je „zelf een proactieve houding aanhoudt. Wacht niet tot de baas komt vertellen op de app wat je moet doen, maar begin zelf aan projecten en laat dat vervolgens aan de baas zien”, zegt arbeids- en organisatiepsycholoog Flores van Emmerik, directeur van hr-adviesbureau Dijk & Van Emmerik.

“Je kunt er weinig aan doen als je personeel op bed gaat werken”

Officieel moet de werkgever zich ervan vergewissen dat iedere werknemer een goede thuiswerkplek heeft, zegt arbeidsrechtjurist Edith van Schie van XpertHR. „Maar je kunt niet controleren. Als je werknemer vanuit zijn bed gaat liggen werken is dat geen beste werkplek, maar daar kun je als werkgever weinig aan doen.”

Wasje draaien

Als werknemer heb je de verplichting om dezelfde uren te maken die je zou maken als je op kantoor werkte. „Het is niet de bedoeling dat je de halve dag de was gaat zitten doen”, voegt Van Schie toe.

Daarom is het volgens haar handig om als baas een protocolletje op te stellen waarin heldere afspraken staan over wat er verwacht wordt van de werknemer. „Die moet bijvoorbeeld zorgen dat hij niet ineens ook de zorg voor de kinderen thuis heeft.”

Verwachtingen

Voor managers is het ondertussen zaak om goed te communiceren. „Maak duidelijk wat zijn de verwachte resultaten van de thuiswerkende medewerker en zorg dat je ook controleert of die verwachte resultaten wel realistisch zijn,” zegt ook Van Emmerik.

“Duidelijke stijging aantal conferencecalls”

Verder is het belangrijk om de communicatiekanalen open te houden. „Thuiswerkers vallen vaak buiten beeld. Het is dus goed om vaker even de telefoon op te pakken,” voegt Van Emmerik toe.

Vaker bellen

Daarbij moet je goed letten op de ’tone of voice’ die je als leidinggevende hanteert. „Bij mails en appjes is communicatie vaak lastig.” Een misverstand zit in een klein hoekje. „Het is belangrijk om wat vaker de telefoon op te pakken. Je moet echt verdacht zijn op misverstanden.”

Om dat goed te doen raadt Van Emmerik aan te „investeren in moderne communicatiemiddelen, en te zorgen dat er mogelijkheden zijn tot videobellen via Skype bijvoorbeeld.”

Vergaderingen

De directe communicatie zal meestal wel op te vangen zijn met Skype, telefoon, mail en appjes. De meeste leidinggevenden zullen ook merken dat het bijwonen van vergaderingen vanuit huis toch wel eens voor uitdagingen zorgt.

„Sommige bedrijven komen er dan achter dat er vergaderingen zullen zijn die helemaal niet nodig blijken. Dat is winst”, merkt Van Emmerik op. Maar sommige vergaderingen zijn wel echt nodig, om knopen door te hakken bijvoorbeeld. Als er daarbij een technisch probleem is kan het wel eens vervelend worden.

Teleconferencing

Marcel Vijn, algemeen directeur bij conferencecall.nl, zegt dat er voorlopig nog geen signalen bij hen zijn dat teleconferencing een probleem is. Zijn bedrijf zorgt voor teleconference calls voor meer dan 200.000 klanten.

Vijn zegt dat in Nederland, Duitsland, en Zwitserland een duidelijke stijging in aanvragen is sinds het coronavirus om zich heen grijpt. Hij verwacht voor nu geen problemen. „Wij hebben enorm veel capaciteit.”

“Niet allemaal met de zieke collega gaan bellen”

Wel is het zo dat hij sinds afgelopen maandag, toen de coronapaniek flink toenam, een stijging van 50% in het aantal aanvragen voor conferencecalls heeft gezien. „Het is niet zo extreem als wanneer er in Nederland sneeuw valt, maar het is wel drukkig, absoluut.”

Flexibel

Leidinggevenden moeten in tijden als deze laten zien dat ze creatief zijn, snel kunnen schakelen, en ook via de app en per mail op de juiste toon communiceren, voegt Van Emmerik daaraan toe. „De leidinggevende die niet kan schakelen laat zien dat hij of zij niet flexibel is. Excuses, daar heeft niemand iets aan.”

En: „Een leidinggevende is ook een verbindende factor, en hoe je dat verbinden doet, dat is belangrijk.”

Beterschap

Als een van je collega’s ziek thuis zit met het virus, is het ook belangrijk dat niet iedereen tegelijkertijd deze collega gaat bellen om hem of haar beterschap te wensen. Dat is heel goed bedoeld, maar waarschijnlijk ook vrij overweldigend voor iemand die wat grieperig thuis zit.

Spike Technology Europe biedt vele oplossingen om thuis aan de slag te kunnen. Meer informatie vindt je op onze website.

Bron: telegraaf.nl

Comments are closed.